Code sur la protection des renseignements personnels

Portée du présent Code sur la protection des renseignements personnels

Nous respectons votre vie privée. Non seulement le respect de votre vie privée est important à nos yeux, mais en plus nous voulons la protéger. Les renseignements personnels que vous partagez avec nous demeurent notre propriété. Conformément aux lois, nous pouvons cependant fournir ou recueillir des données à votre sujet auprès des institutions avec lesquelles vous nous avez autorisé à communiquer. Celles-ci comprennent les institutions financières avec lesquelles vous nous avez demandé de faire affaire, ainsi que des fournisseurs de services spécialisés, tels que les imprimeurs chargés de produire nos relevés de compte. Tous ces fournisseurs doivent répondre à nos normes de sélection en matière de respect de la vie privée. Nous vous fournissons ce livret afin de vous informer ; il est de votre intérêt d’en prendre connaissance. Certes, la portée juridique de cette politique reflète à la fois l’importance de son contenu et sa conformité avec la législation fédérale. Après avoir lu ce document, si vous désirez de plus amples renseignements au sujet de la protection de la vie privée, communiquez avec l’un de nos associés directs au 1 888 464 3496. Vous pouvez également communiquer avec le Bureau de la protection des renseignements personnels en téléphonant au 416 476 6293 ou, sans frais, au 1 866 677 0546, en envoyant un courriel à theprivacyofficer@ingdirect.ca ou une demande écrite par la poste : 111, chemin Gordon Baker, suite 900, Toronto (Ontario) M2H 3R1.

Introduction

La Banque ING du Canada (« Banque ING ») a à cœur de préserver l’exactitude, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qui lui sont confiés. Le Code sur la protection des renseignements personnels de la Banque ING témoigne de cette volonté.

Ce code est établi d’après la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), le modèle de code de confidentialité de l’Association des banquiers canadiens (ABC) ainsi que le « Code type sur la protection des renseignements personnels » (CAN/CSA-Q830-96) de l’Association canadienne de normalisation (CSA). Il décrit la façon dont la Banque ING souscrit aux principes de la LPRPDE et des codes types de l’ABC et de la CSA. Une copie de la LPRPDE est disponible à l’adresse www.privcom.gc.ca. Il est possible d’obtenir un exemplaire des codes types de l’ABC et de la CSA en communiquant avec l’Association des banquiers canadiens au 1 800 263 0231.

Portée du présent Code sur la protection des renseignements personnels

Le présent code sur la protection des renseignements personnels décrit les principes auxquels souscrit la Banque ING pour protéger la confidentialité des renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle.

Il ne s’applique pas aux renseignements sur les clients corporatifs qui exercent des activités à titre de société, de société de personnes ou de toute autre forme d’association. Toutefois, la Banque ING protège la confidentialité de ces renseignements conformément à la loi et à ses politiques. Ce code s’applique toutefois aux clients corporatifs qui exercent leurs activités à titre d’entreprise individuelle.

Modifications au présent Code sur la protection des renseignements personnels

Afin de s'assurer que ce code est tenu à jour, nous nous réservons le droit de le changer si nécessaire. Tous les changements prendront effet 30 jours suivant la notification de ces changements par la Banque ING. La notification des changements au code pourrait être distribuée sous forme d’un encart joint à des relevés de compte de la Banque ING ou des bulletins d’informations, et pourrait être affichée sur le site Internet de la Banque ING. Si vous possédez des fonds en dépôt ou si vous accédez à n'importe quel compte de la Banque ING après la date d’entrée en vigueur du changement, vous êtes présumé avoir entériné un tel changement.

Définition des termes utilisés dans le présent code sur la protection des renseignements personnels

Associé de la Banque ING
Tout représentant du service à la clientèle de la Banque ING auquel le public est invité à adresser ses questions et doléances au sujet d’un produit ou service dans un premier temps. Il est possible de joindre un associé de la Banque ING en téléphonant au 1 888 464 3496 ou en envoyant un courriel à agent@ingfas.ca.


Bureau de la protection des renseignements personnels
Personne au service de la Banque ING qui a la responsabilité de protéger les renseignements personnels. Il est possible de joindre le responsable de la protection des renseignements personnels par la poste à l’adresse suivante :

Bureau de la protection des renseignements personnels
a/s Banque ING du Canada
111, chemin Gordon Baker, suite 900
Toronto (Ontario) M2H 3R1

Marketing direct
Promotions ciblant des personnes qui, compte tenu des renseignements personnels détenus à leur sujet, sont susceptibles de s’intéresser à un produit donné. Le marketing direct englobe les envois postaux et les activités de télémarketing, mais exclut les relevés, les encarts joints aux relevés, les messages aux guichets automatiques, les relevés de guichet automatique et les annonces sur babillards électroniques ainsi que les activités menées par le personnel des services bancaires auprès de particuliers ou dans le cadre de la gestion des services bancaires sur mesure.

Renseignements personnels
Renseignements sur une personne identifiable, à l’exclusion du nom, du titre et de l’adresse ou, pour un employé, du numéro de téléphone au travail.

Représentant financier
La société, ou son représentant, par laquelle vous avez été visé à la Banque ING dans le cadre d'un arrangement d’indication entre un tel représentant financier et la Banque ING. Le représentant financier n’est ni un agent, ni un employé, ni un associé de la Banque ING.

Aperçu des dix principes régissant la protection des renseignements personnels

Aperçu des dix (10) principes régissant la protection des renseignements personnels

Les principes régissant la protection des renseignements personnels sont interdépendants et doivent être lus en se référant au commentaire qui s’y rattache.

  1. Responsabilité de la Banque ING
    La Banque ING est responsable de tous les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle, y compris des renseignements personnels transmis à une tierce partie, à des fins de traitement. La Banque ING a établi des politiques et des procédures visant à assurer la conformité au présent code. Elle a également désigné des personnes responsables de son application.

  2. Explication de l’usage prévu des renseignements personnels recueillis
    Avant ou au moment d’obtenir le consentement d’une personne afin de recueillir des renseignements personnels la concernant, la Banque ING l’informera des fins auxquelles ces renseignements seront utilisés.

  3. Consentement de la personne
    La Banque ING demandera le consentement d’une personne avant ou au moment de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels à son sujet.

    Le consentement de la personne à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels la concernant peut être explicite, implicite ou fourni par l’entremise d’un représentant autorisé. La personne peut retirer son consentement en tout temps, sauf certaines exceptions.

    La Banque ING recueillera, utilisera ou divulguera des renseignements personnels sans le consentement de la personne conformément aux dispositions permises par la loi.

  4. Limites applicables à la collecte des renseignements personnels
    La Banque ING respecte certaines limites quant à la quantité et la nature des renseignements personnels qu’elle recueille. La Banque ING réunit les renseignements personnels aux seules fins précisées et dans la mesure permise par la loi.

  5. Limites applicables à l’utilisation, à la divulgation et à la conservation des renseignements personnels
    La Banque ING utilisera ou divulguera les renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne ne consente à ce qu’ils soient utilisés ou divulgués à d’autres fins.

    Dans certaines circonstances, la Banque ING peut avoir l’obligation légale ou le droit de divulguer des renseignements personnels sans le consentement de la personne.

    La Banque ING conservera les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins précisées.

  6. Exactitude des renseignements personnels
    La Banque ING veillera à ce que les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle soient exacts, complets, à jour et pertinents, compte tenu des plus récents renseignements mis à sa disposition.

    Une personne peut contester l’exactitude et l’exhaustivité de ces renseignements personnels et, s’il y a lieu, les faire modifier.

  7. Protection des renseignements personnels
    La Banque ING protège les renseignements personnels en appliquant des mesures de sécurité reflétant le niveau de confidentialité de ces renseignements.

  8. Accessibilité à l’information sur les politiques et les procédures
    La Banque ING fera preuve d’ouverture d’esprit à propos des procédures de gestion des renseignements personnels. Le présent code permettra à toute personne d’obtenir des renseignements sur ces procédures en communiquant avec un des associés de la Banque ING ou le responsable de la protection des renseignements personnels. L’information sera rendue disponible de manière à en simplifier la compréhension.

  9. Accessibilité aux renseignements personnels
    Sur demande et lorsqu’il est possible, la Banque ING fera part à un requérant de renseignements personnels qui le concernent et dont la Banque ING a la possession ou le contrôle, ainsi que de leur usage et des personnes qui y ont accès.

    Sur demande, la Banque ING donnera accès à un requérant, à des renseignements personnels le concernant et dont la Banque ING a la possession ou le contrôle. Cependant, il pourrait arriver, en certaines circonstances, que la Banque ING ne puisse accorder à un requérant l’accès à la totalité des renseignements qui le concernent.

  10. Règlement des plaintes et traitement des demandes de renseignements
    Une personne peut porter plainte contre la Banque ING à propos de tout manquement au présent code. Les plaintes et les demandes de renseignements doivent être adressées à un associé de la Banque ING ou acheminées à l’agent responsable de la protection des renseignements personnels.

1er principe
Responsabilité de la Banque ING

La Banque ING est responsable de tous les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle, y compris des renseignements personnels transmis à une tierce partie, à des fins de traitement. La Banque ING a établi des politiques et des procédures visant à assurer la conformité au présent code. Elle a également désigné des personnes responsables de son application.

  1. La responsabilité de protection des renseignements personnels incombe ultimement à la haute direction de la Banque ING. Toutefois, la haute direction a délégué la gestion quotidienne des procédures reliées à la protection des renseignements personnels à une ou plusieurs personnes.

  2. Le responsable de la protection des renseignements personnels de la Banque ING a la charge de protéger l’ensemble des renseignements personnels et d’assurer la conformité de la Banque ING au présent code. En outre, les associés de la Banque ING peuvent répondre à la plupart des demandes de renseignements concernant la protection des renseignements personnels.

  3. La Banque ING autorisera les employés de ses départements suivants à avoir accès aux renseignements personnels sous le contrôle de la Banque ING :

    Ventes et service ;
    Marketing ;
    Sécurité ;
    Vérification ;
    Informatique ;
    Exploitation ;
    Juridique ;
    Gestion du risque ;
    Crédit et prêts
  4. La Banque ING est également responsable des renseignements personnels transmis à des tierces parties à des fins de traitement. Les politiques de la Banque ING en matière de protection des renseignements personnels transmis à des tierces parties sont exposées aux paragraphes 7.4 et 7.5 du présent code.

  5. Pour assurer l’application des principes exposés dans le présent code, la Banque ING :
    • a établi des procédures visant à protéger la confidentialité des renseignements personnels ;
    • a établi des procédures ayant trait à la perception et au traitement des questions et des plaintes ;
    • donne au grand public accès au Code sur la protection des renseignements personnels ;
    • a formé son personnel de façon à ce que celui-ci comprenne et observe les procédures internes.

    La Banque ING assure également le respect du présent code par des vérifications périodiques et d’autres procédures de surveillance et de conformité. La haute direction rend compte à un comité de son conseil d’administration de toute question touchant la conformité au présent code.

2e principe
Explication de l’usage prévu des renseignements personnels recueillis

Avant ou au moment d’obtenir le consentement d’une personne pour la collecte de renseignements personnels la concernant, la Banque ING l’informera des fins auxquelles ceux-ci seront utilisés.

  1. Exception faite des cas décrits ci-dessous, la Banque ING expliquera à la personne qui présente une demande de produit ou service, les raisons pour lesquelles la Banque ING demande des renseignements personnels la concernant. Si la Banque ING prévoit utiliser les renseignements personnels à d’autres fins, elle demandera le consentement de la personne visée avant d’en faire un tel usage. La Banque ING informera toute personne de son droit de refuser le consentement qu’elle demande.

    Dans certains cas, la Banque ING n’expliquera pas l’utilisation qu’elle entend faire de ces renseignements, ni n’obtiendra le consentement de la personne. (Voir à ce sujet les paragraphes 3.4 et 5.1).
  2. La Banque ING expliquera clairement, verbalement ou par voie de communiqué, l’utilisation qu’elle entend faire des renseignements personnels recueillis.

  3. Les individus peuvent questionner les motifs pour lesquels la Banque ING rassemble des renseignements personnels en téléphonant ou en écrivant au responsable de la protection des renseignements personnels.

  4. À moins que la personne visée ait été informée autrement, avant ou lors de la collecte de renseignements, la Banque ING recueillera des renseignements personnels aux fins suivantes :
    • aider à identifier de nouveaux clients et déterminer si un produit, ou un service, convient à une personne ou si celle-ci est admissible à tel produit ou service ;
    • mettre en place et gérer les produits et services qui répondent aux besoins de la personne ;
    • proposer des produits et services répondant à ces besoins ;
    • fournir un service continu ;
    • satisfaire aux exigences des lois et règlements, notamment les exigences de la Loi de l’impôt sur le revenu et celles touchant les rapports de solvabilité

  5. La Banque ING prendra soin d’expliquer tous les usages, y compris ceux qu’on ne saurait soupçonner. Si les raisons pour lesquelles on demande le nom et l’adresse de la personne sont bien évidentes, il n’en va pas forcément de même pour les autres renseignements.

    La Banque ING peut recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels pour tout motif figurant ci-après :
    • les références servent à vérifier les renseignements fournis sur une demande ;
    • la date de naissance d'un individu et toute autre information d'identification peut être rassemblée et employée afin de vérifier l'identité d'un nouveau client et, de plus, se protéger et vous protéger contre toute erreur ou fraude. La Banque ING peut également rassembler et employer des renseignements personnels obtenus des agences d’évaluation du crédit, des assureurs des facilités de crédit et d'autres institutions financières afin d'aider à vérifier l'identité d'un nouveau client ;
    • le numéro d’assurance sociale (« NAS ») est rassemblé parce que la Loi de l’impôt sur le revenu l’exige aux fins de la déclaration de revenus de la personne. En outre, le NAS peut servir à corroborer les renseignements des agences d’évaluation du crédit ;
    • des renseignements personnels sont divulgués aux agences d’évaluation du crédit, aux assureurs des facilités de crédit ainsi qu’à d’autres institutions financières dans le but de préserver l’intégrité du processus d’octroi du crédit et de s’assurer de l’admissibilité à certains produits financiers. Dans certains cas, les personnes ont le droit d’accéder aux renseignements personnels dont disposent ces institutions à leur sujet. Les personnes qui désirent savoir comment accéder aux renseignements personnels que possèdent ces institutions à leur sujet doivent communiquer avec nos associés de la Banque ING ou avec l’agent responsable de la protection des renseignements personnels ;
    • La Banque ING utilise les renseignements personnels pour déterminer l’admissibilité des clients aux produits financiers et les informer sur ces produits par l’entremise d’un site Internet, par la poste, par courriel ou par téléphone ;
    • des renseignements personnels, comprenant les détails de compte, peuvent être révélés au représentant financier d'un individu pour permettre l'administration de ses comptes par le représentant financier ;
    • des renseignements personnels peuvent être recueillis et utilisés dans le cadre d’enquêtes touchant une opération précise ou une série d’opérations en vue de mettre à jour des activités non autorisées ou illégales ;
    • des renseignements personnels peuvent être recueillis et utilisés afin de s’assurer que les instructions fournies par un client à un représentant financier ont bel et bien été exécutées telles que formulées ;
    • des renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés et divulgués dans le but d’enquêter une plainte déposée par un client ;
    • advenant l’ouverture d’un compte servant les intérêts d’une tierce partie, des renseignements personnels au sujet de cette tierce partie seront recueillis auprès du demandeur conformément à la loi sur le blanchiment d’argent ; et
    • des renseignements personnels peuvent être utilisés par la Banque ING et divulgués aux sociétés affiliées afin de se conformer aux exigences réglementaires et aux normes bancaires internationales

3e principe
Consentement de la personne

La Banque ING demandera le consentement de la personne avant ou au moment de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels à son sujet. Le consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels concernant une personne peut être explicite, implicite ou fourni par l’entremise d’un représentant autorisé.

La Banque ING recueillera, utilisera ou divulguera des renseignements personnels sans le consentement de la personne conformément aux dispositions permises par la loi.

Sous réserve de certaines restrictions légales et contractuelles et d’un avis préalable raisonnable, une personne peut refuser son consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels la concernant, ou le révoquer en tout temps.

  1. La Banque ING obtiendra le consentement de la personne avant ou lors de la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels. C’est généralement lors de la collecte de renseignements personnels que la Banque ING demande le consentement pour les utiliser ou les divulguer. Après la collecte de renseignements personnels, il peut arriver que la Banque ING soit confrontée à de nouvelles façons de faire exigeant leur utilisation. La Banque ING demandera alors le consentement de la personne pour ainsi les utiliser et les divulguer.

  2. Avant d’obtenir un consentement, la Banque ING expliquera à la personne concernée, dans un langage clair et simple, la façon dont elle entend utiliser ou divulguer les renseignements personnels.

  3. La personne peut donner son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels qui la concernent de façon explicite, implicite ou par l’entremise d’un représentant autorisé de celle-ci.
    • La personne peut exprimer son consentement de vive voix (p. ex., lorsque les renseignements sont recueillis au téléphone), par écrit (p. ex., lorsqu’elle remplit et signe une demande) ou par voie électronique (p. ex., lorsqu’elle présente une demande à partir d’un ordinateur).
    • La personne peut exprimer son consentement de façon implicite, par exemple en utilisant un produit ou service de la Banque ING. Dans un tel cas, la Banque ING peut présumer que la personne consent à l’utilisation des renseignements personnels qui la concernent.
    • En faisant une demande pour un produit de la Banque ING par l’entremise d’un représentant financier, les individus consentent à la révélation par la Banque au représentant financier de renseignements relatifs à leurs comptes et tout autre renseignement personnel connexe.
    • La personne peut également donner son consentement par l’entremise d’un représentant autorisé, (p. ex., un tuteur légal ou un fondé de pouvoir). Ce type de consentement peut se révéler nécessaire lorsque, par exemple, la Banque ING ne peut obtenir le consentement explicite d’une personne mineure, gravement malade ou jugée inapte à gérer ses biens. Les représentants autorisés peuvent également inclure le représentant financier d'un individu.

  4. La Banque ING peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à l’insu d’une personne, sans que celle-ci y consente conformément aux dispositions permises par la loi :
    • s’il en va manifestement de l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible d’obtenir le consentement de celle-ci dans les délais requis, par exemple lorsque la personne est gravement malade.
    • si les renseignements sont déjà accessibles au grand public (p. ex., le nom, l’adresse et le numéro de téléphone provenant d’une inscription à un annuaire téléphonique accessible au grand public et pour laquelle la personne concernée aurait pu s’objecter à la publication de ses renseignements personnels).
  5. Sous réserve de certaines restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable, une personne peut refuser de donner son consentement ou le retirer en tout temps.
    • La Banque ING informera la personne qui envisage de refuser de donner son consentement, ou qui s’apprête à le retirer, des conséquences de sa décision. Si une personne refuse de donner à la Banque ING son consentement à la cueillette, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels, ou retire son consentement, la Banque ING pourrait ne pas être en mesure de lui offrir un produit, un service ou des renseignements qui pourraient lui être profitables.

      Par exemple, si une personne n’autorise pas la Banque ING à obtenir un rapport de solvabilité à son sujet, la Banque ING pourrait ne pas être en mesure de lui consentir un prêt en raison de sa politique de prudence en matière d’octroi de crédit ou d’autres exigences réglementaires.

      Toutefois, la Banque ING ne refusera pas sans motif valable de fournir des produits, des services ou des renseignements à une personne qui a refusé de donner son consentement ou qui l’a retiré ultérieurement.

    • La Banque ING est légalement tenue de rassembler certains types de renseignements personnels afin de vérifier l'identité de ses clients. Si un individu ne laisse pas la Banque ING rassembler et employer ces renseignements, ou si le client essaye plus tard de retirer leur consentement, la Banque peut ne pas pouvoir ouvrir un compte ou maintenir le compte au nom de ce client.
    • Une personne ne peut retirer son consentement dans le cas d’un produit de crédit à l’égard duquel la Banque ING est tenue de recueillir et de divulguer des renseignements après l’octroi du crédit. Cette mesure vise à préserver l’intégrité du système de crédit.
    • La Banque ING ne refusera pas d’accorder une facilité de crédit à une personne simplement parce qu’elle ne fournit pas son NAS. En revanche, la Banque ING peut ne pas être en mesure d’ouvrir un compte d’épargne au nom d’une personne ou de lui offrir un CPG ou tout autre instrument producteur d’intérêts si le NAS n’est pas fourni.

4e principe
Limites applicables à la collecte des renseignements personnels

La Banque ING respecte certaines limites quant à la quantité et la nature des renseignements personnels qu’elle recueille. La Banque ING réunit les renseignements personnels aux seules fins précisées et dans la mesure permise par la loi. La Banque ING recourra à des procédures équitables et légales pour recueillir les renseignements personnels.

  1. La Banque ING ne recueillera que la quantité et le type de renseignements nécessaires aux fins documentées par la Banque ING, telles que présentées au client.

  2. La Banque ING recueillera principalement les renseignements personnels auprès de la personne concernée. Sauf en cas d’exception prévue par la loi, la Banque ING recueillera les renseignements personnels auprès de sources externes uniquement si la personne y a consenti.

5e principe
Limites applicables à l’utilisation, à la divulgation et à la conservation des renseignements personnels

La Banque ING utilisera ou divulguera les renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne ne consente à ce qu’ils soient utilisés ou divulgués à d’autres fins.

Dans certaines circonstances exceptionnelles, la Banque ING peut avoir l’obligation légale ou le droit de divulguer des renseignements personnels à l’insu de la personne ou sans son consentement.

La Banque ING conservera les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins énoncées.

  1. La Banque ING peut divulguer des renseignements personnels sans le consentement de la personne lorsque la loi l’exige ou le permet. Par exemple, des renseignements peuvent être divulgués dans le cadre :
    • de citations à comparaître, de mandats de perquisition et d’autres ordonnances du tribunal ou du gouvernement ;
    • de demandes de recouvrement de créances ou autres de la part d’autres parties ayant légalement le droit d’avoir accès aux renseignements personnels ;
    • d’une communication de renseignements personnels à un avocat, ou à un notaire au Québec, représentant la Banque ING

  2. Dans les circonstances décrites au paragraphe 5.1, la Banque ING protégera les intérêts de ses clients en s’assurant que ::
    • les ordonnances ou demandes respectent les lois en vertu desquelles elles ont été présentées ;
    • la Banque ING ne répond pas aux demandes de renseignements personnels qui ne sont pas présentées en bonne et due forme par des autorités gouvernementales ou chargées de l’application des lois

      La Banque ING peut aviser la personne de la réception d’une ordonnance ou d’une demande, si cela n’est pas interdit par la loi. La Banque ING peut informer ladite personne par téléphone ou par courrier expédié à son adresse habituelle.

  3. Si la Banque ING désire utiliser les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle dans le but de commercialiser des produits et services auprès de cette personne, directement ou par l’entremise de ses filiales et sociétés affiliées, elle devra d’abord obtenir le consentement de la personne avant d’utiliser ou de divulguer les renseignements personnels à cette fin.

    Lorsqu’une personne présente une demande de produit ou service en fournissant des renseignements personnels, la Banque ING l’avisera que ces renseignements pourront éventuellement être utilisés par elle, pour commercialiser d’autres produits ou services.

  4. La Banque ING ne recueillera des renseignements médicaux qu’à des fins bien précises. Elle ne les divulguera pas à ses filiales et sociétés affiliées, et vice versa. Par exemple, la Banque ING n’utilisera pas les renseignements médicaux recueillis par l’une de ses filiales pour évaluer une demande de prêt.

  5. Si la Banque ING s’appuie sur des renseignements personnels pour prendre une décision à l’égard d’une personne, elle les conservera suffisamment longtemps pour que le client puisse y avoir accès après que la décision ait été rendue.

  6. La Banque ING détruira, effacera ou dépersonnalisera les renseignements personnels dont elle n’a plus besoin pour les fins précisées ou pour se conformer aux exigences de la loi.

6e principe
Exactitude des renseignements personnels

La Banque ING veillera à ce que les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle soient exacts, complets, à jour et pertinents, compte tenu des plus récents renseignements mis à sa disposition.

La personne peut contester l’exactitude et l’exhaustivité de ces renseignements personnels et les faire modifier s’il y a lieu.

  1. La Banque ING fera des efforts raisonnables pour réduire au minimum le risque de fonder une décision à l’égard d’une personne sur des renseignements personnels inexacts, incomplets ou qui ne sont plus à jour.

  2. La Banque ING mettra les renseignements personnels à jour uniquement si les fins pour lesquelles ils ont été recueillis le justifient.

  3. La Banque ING fera des efforts raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels en sa possession et sous son contrôle demeurent exacts et à jour si ceux-ci sont utilisés de façon continue, à moins que des limites en matière d’exactitude n’aient été clairement établies par la Banque ING.

  4. La Banque ING compte également sur la vigilance de la personne pour s’assurer que certains renseignements personnels à son sujet sont exacts, complets et à jour. Si une personne avise la Banque ING que des renseignements personnels à son sujet sont erronés, incomplets, ne sont plus à jour ou ne sont plus pertinents, la Banque ING les révisera ou les supprimera. Au besoin, la Banque ING divulguera les renseignements personnels révisés aux tiers à qui elle a transmis des renseignements qui sont erronés ou qui ne sont plus à jour afin que ceux-ci puissent actualiser leurs dossiers.

  5. Si la Banque ING refuse de procéder à la révision des renseignements personnels tel que demandé, la personne pourra en contester la décision. La Banque ING consignera ce grief et le communiquera, au besoin, à toute tierce partie qui aura reçu lesdits renseignements personnels de la Banque ING.

7e principe
Protection des renseignements personnels

La Banque ING protégera les renseignements personnels en recourant à des mesures de sécurité qui reflètent le degré de confidentialité de ces renseignements.

  1. La Banque ING protégera les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle contre la perte ou le vol et contre l’accès, la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisée.

  2. Les mesures de sécurité auxquelles la Banque ING aura recours pour protéger les renseignements personnels dépendront du degré de confidentialité, de la quantité, de l’étendue de diffusion, du mode de présentation et du mode de stockage des renseignements personnels. La Banque ING conserve la plupart des données sur support électronique. Les récents registres sur papier renfermant des renseignements personnels sont placés dans des dossiers conservés sur place à son siège social de Toronto, tandis que les anciens dossiers contenant des renseignements personnels sont conservés sur un site de stockage extérieur. La Banque ING accordera le plus haut niveau de protection aux renseignements personnels dont le niveau de confidentialité est le plus élevé.

  3. Pour protéger les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle, la Banque ING appliquera des mesures de sécurité, dont :
    • des mesures de sécurité matérielles, par exemple le verrouillage des classeurs et la restriction de l’accès aux bureaux ;
    • des mesures de sécurité organisationnelles, par exemple le contrôle de l’accès aux centres informatiques et la restriction de l’accès aux données pertinentes ;
    • des mesures de sécurité électroniques, par exemple le recours à des mots de passe, à des numéros d’identification personnels et à des techniques de chiffrement

  4. La Banque ING peut transmettre des renseignements personnels à des tierces parties aux fins de traitement, notamment pour l’impression des chèques, le traitement des données, le recouvrement des créances ou pour la fourniture de produits et services. La Banque ING exigera de la tierce partie qu’elle protège tous les renseignements personnels conformément aux pratiques et politiques de la Banque ING ou aux dispositions pertinentes de la loi.

    Lorsque la Banque ING fait affaire avec des intermédiaires, elle ne leur transmet que les renseignements nécessaires à la prestation des services décrits au contrat. Il est strictement interdit à une tierce partie de conserver des données transmises, de les analyser ou d’utiliser à d’autres fins les renseignements personnels transférés par la Banque ING. Toute partie est tenue de protéger les renseignements personnels de manière conforme aux politiques et pratiques établies par la Banque ING.

  5. Avec le consentement de la personne concernée, la Banque ING peut divulguer des renseignements personnels à des entreprises comme les agences d’évaluation du crédit, les sociétés d’assurance crédit et les prêteurs. La Banque ING compte, en outre, sur la protection accrue de la loi régissant les rapports de solvabilité pour garantir la protection des renseignements personnels divulgués aux agences d’évaluation du crédit.

  6. Au moment de détruire des renseignements personnels ou de s’en départir, la Banque ING prendra les précautions nécessaires pour éviter tout accès non autorisé à ceux-ci.

8e principe
Accessibilité à l’information sur les politiques et les procédures

La Banque ING sera accueillante envers les demandes de renseignements sur sa procédure d’accès à des renseignements personnels. Les personnes habilitées pourront obtenir des renseignements sur ces procédures dans le présent code en communiquant avec l’un des associés de la Banque ING ou en présentant une demande par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels. L’information sera présentée de manière à en faciliter la compréhension.

  1. Le Code sur la protection des renseignements personnels de la Banque ING sera mis à la disposition du grand public.
    • Un exemplaire imprimé de ce code sera transmis par la poste à tout nouveau client ;
    • Une version électronique de ce code est affichée sur le site Internet de la Banque ING à l’adresse www.ingfas.ca ou www.ingsrf.ca.

  2. Les renseignements concernant le présent code seront fournis dans une forme facile à comprendre.
    • La Banque ING a produit un résumé du présent code. Ce résumé est disponible sur le site www.ingfas.ca et www.ingsrf.ca ainsi qu’au début du présent document
    • L’information concernant la façon de communiquer avec les associés de la Banque ING et au responsable de la protection des renseignements personnels est indiquée dans ce résumé, tout comme dans le présent code, de manière à ce que les personnes sachent à qui adresser les plaintes et les questions au sujet des politiques et procédures de la Banque ING en matière de renseignements personnels.

  3. La Banque ING peut communiquer l’information au sujet de ses procédures de diverses façons, selon la nature des services qu’utilisent les personnes et la confidentialité des renseignements personnels.
    • La Banque ING peut offrir de la documentation dans ses établissements, envoyer à ses clients des renseignements par la poste régulière ou encore par courriel, mettre en place un service téléphonique sans frais ou offrir un accès par Internet.

9e principe
Accessibilité aux renseignements personnels

Lorsqu’une personne en fait la demande, la Banque ING lui fera part des renseignements personnels la concernant qui sont en sa possession ou sous son contrôle, de l’usage qu’elle en fait et des tierces parties à qui elle les divulgue.

Lorsqu’une personne en fait la demande, la Banque ING lui donnera accès aux renseignements personnels la concernant et qui sont en sa possession ou sous son contrôle. Toutefois, il pourrait arriver exceptionnellement que la Banque ING ne puisse accorder à la personne un accès complet aux renseignements personnels qui la concernent.

  1. Sur demande, une personne a le droit de savoir ce que la Banque ING a en sa possession ou sous son contrôle, à son sujet. Elle a le droit d’avoir accès à ces renseignements personnels et de savoir à qui la Banque ING a transmis ces renseignements. La personne peut adresser sa demande par téléphone à un des associés de la Banque ING ou, par écrit, au responsable de la protection des renseignements personnels.

  2. La Banque ING a mis en place des procédures pour répondre aux demandes d’accès aux renseignements personnels. Le requérant devra préciser le type de renseignements personnels que la Banque ING est susceptible d’avoir en sa possession ou sous son contrôle. Dans certains cas, la Banque ING pourrait imposer des frais d’accès aux renseignements. Le cas échéant, elle informera au préalable le requérant des coûts autorisés par la loi.

  3. La Banque ING indiquera de qui elle a obtenu des renseignements personnels, à qui elle les a transmis, ainsi que le moyen et le moment par lesquelles elle les a divulgués. La Banque ING extraira cette information de ses dossiers et la remettra à la personne sous une forme facile à comprendre en expliquant aussi bien les abréviations que les politiques. La Banque ING fournira l’information au requérant, dans des délais raisonnables.

  4. Il arrive parfois que la Banque ING ne puisse accorder l’accès aux renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle. C’est notamment le cas lorsque :
    • l’accès aux renseignements personnels risque d’entraîner la divulgation de renseignements personnels concernant une tierce partie ;
    • l’accès aux renseignements personnels risque de menacer la sécurité d’une tierce partie ;
    • la divulgation des renseignements révélerait des renseignements commerciaux confidentiels ;
    • les renseignements personnels sont protégés par le secret professionnel ;
    • les renseignements découlent d’un arbitrage ou de toute autre mode officiel de médiation de conflits ;
    • les renseignements ont été recueillis pour les besoins d’une enquête judiciaire.
  5. Si des renseignements ont été divulgués à des tierces parties dans le cadre d’activités régulières, la Banque ING ne l’indiquera pas dans le dossier de la personne. Par exemple, lors :
    • d’une déclaration à Revenu Canada (T5 et autres relevés) ;
    • d’une mise à jour régulière des renseignements de crédit destinés aux agences d’évaluation du crédit ;
    • d’un avis de retour de chèques sans provision communiqué à des tierces parties.

  6. Si la Banque ING refuse de satisfaire à la demande d’une personne d’avoir accès aux renseignements personnels qui la concernent, la Banque ING lui expliquera les raisons de ce refus. La personne peut contester la décision de la Banque ING.

10e principe
Règlement des plaintes et traitement des demandes de renseignements

Une personne peut protester contre tout manquement au présent code de la part de la Banque ING. La Banque ING a établi des politiques et des procédures régissant la réception et le traitement des plaintes et des demandes de renseignements, ainsi que la façon d’y répondre.

  1. La Banque ING a établi des politiques et des procédures régissant la réception et le traitement des plaintes et des demandes de renseignements, ainsi que la façon d’y répondre. Les requérants sont priés d’adresser leurs plaintes et leurs questions, par téléphone, à un associé de la Banque ING ou, par la poste, au responsable de la protection des renseignements personnels.

  2. La Banque ING traitera toutes les plaintes reçues. Si elle juge que la plainte est fondée, la Banque ING tentera d’y remédier. Le cas échéant, la Banque ING pourrait revoir ses politiques et procédures afin d’éviter la répétition du problème identifié.

  3. Si le requérant n’est pas satisfait de la réponse de la Banque ING, il peut communiquer avec le Bureau du surintendant des institutions financières, l’ombudsman bancaire canadien ou le commissaire à la protection de la vie privée du Canada.

Imprimer Code sur la protection de la vie privée